Phần mềm quản lý telesale kết hợp CRM khách hàng

Hình thức quản lý Telesale hay marketing cũng trở nên thay đổi khi áp dụng Phần mềm quản lý telesale kết hợp CRM khách hàng.

Phần mềm quản lý Telesales chuyên nghiệp

Dùng Thử Miễn Phí

Bạn - Quản lý/ Leader muốn biết hiệu quả làm việc của nhân viên

Leader

1. Biết Tele nói gì với khách hàng để đánh giá được cuộc tư vấn.
2. Xem được Tele gọi bao nhiêu cuộc 1 ngày. Số cuộc gọi thành công / thất bại.
3. Xem được tele chat với khách hàng như thế nào để điều chỉnh nội dung tư vấn.
4. Thu thập và phân phối lead từ Website/Landing Page tự động đến tele.
5. Khách được gọi nhưng nhiều lần không chốt được - nếu không chuyển cho tele khác xử lý sẽ mất cơ hội.
6. Kiểm soát được SĐT mà tele đã xóa. Hoặc không gọi nhưng báo sai số.
7. Có quy trình rõ ràng. Khả năng phù hợp với nhiều mô hình khác nhau.
8. Phân quyền chuyên sâu. Nhân viên thấy dữ liệu của mình, trưởng nhóm thấy dữ liệu của tất cả nhân viên mình quản lý. Lead thấy tất cả dữ liệu.
9. Nhờ Call center nên thao tác gọi nhanh - Tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn.
10. Báo cáo của tele không chính xác. Hoặc cố tình gian lận.
11. Không đo lường được chi phí QC. Phải làm bằng tay để so sánh hiệu quả khách CMT/INB phát sinh dịch vụ.
12. Theo dõi toàn bộ công việc của đội tele qua 1 màn hình. Dữ liệu xử lý của tele được báo realtime.
13. Chi phí cuộc gọi dễ dàng biết chính xác nhờ có báo cáo thời lượng cuộc gọi.
14. Lập tức cảnh báo trùng hồ sơ nếu trường hợp 2 tele cùng chăm 1 khách.
15. Theo dõi được trong 1 file gồm 1000 SĐT thì mỗi nhóm, nhân viên đã xử lý được bao nhiêu - Còn bao nhiêu.

Nhân viên Tele

1. Tele không kiểm soát được khách nào tiềm năng. Không nhớ lịch đặt gọi lại cho khách.
2. Cơ chế tính KPI và mức target rõ ràng.
3. Không thống nhất được dịch vụ khách làm khi đến. Không biết khách có đến đúng hẹn hay không.+ Không biết tiến trình chính xác từ ticket trở thành 1 khách hàng. Tele không biết khách đến làm bao nhiêu dịch vụ.
4. => Phần mềm của VTTech sẽ giải quyết các vấn đề này của bạn.
5. Tính chuyên nghiệp - Không còn điều gì khiến bạn phải đắn đo khi sở hữu một phần mềm quản lý telesales chuyên nghiệp - Giám sát online, việc tự động được chuyển tiếp đến telesale theo quy tắc nhất định.

Quy trình hoạt động của phần mềm quản lý telesales

Quản lý nhóm Telesales dễ dàng

- Bạn dễ dàng quản lý các ticket được telesale xử lý, kiểm soát được tình trạng file data để có những giải pháp kịp thời nhất

- Phần mềm quản lý telesales cho phép người quản lý cập nhật các tình trạng làm việc của telesale. Đồng thời cũng cho phép import danh sách các khách hàng có sẵn từ file excel vào phần mềm quản lý telesale

- Các dữ liệu sinh ra từ telesale được log và liên kết đến các bộ phận khác cùng làm việc. Đảm bảo độ liền mạch

- Sử dụng phần mềm quản lý telesale giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm bớt các chi phí kèm theo khác

Dùng Thử Miễn Phí

Tính năng cần thiết trong phần mềm quản lý telesales

Màn hình làm việc của Telesale. Theo dõi toàn bộ quá trình tương tác của một khách hàng.

1. Lịch hẹn - Click to Call

Thống kê lịch hẹn trong ngày, theo ngày. Sắp sếp thời gian trống để book lịch cho khách hàng. Gọi điện cho khách hàng chỉ bằng một thao tác click vào icon gọi, cuộc gọi từ nhân viên được chuyển lên Tổng Đài Ảo và chuyển tới khách hàng nhanh chóng.

Xem nhanh các trạng thái lịch hẹn: khách mới hủy lịch - khách mới đã đến - khách cũ đã đến...nhằm thống kê lại lượng danh sách khách hàng.

Việc phân chia các ticket (data) do trưởng nhóm quyết định. Phần mềm quản lý telesale có sẵn các chức năng chia tùy chỉnh hoặc chia đều dựa trên số nhân viên telesales.

2. Import ticket

Thực hiện import các data có sẵn từ bên ngoài vào phần mềm. Hệ thống phần mềm quản lý telesale của VTtech có tự động lọc trùng và lưu bỏ qua lỗi.

Theo dõi dữ liệu trong file đã import. Được chia cho nhân viên nào, xử lý ra sao. Người import file là ai

VTTech sẽ đưa ra báo cáo về hiệu quả chuyển đổi theo từng file import như: số lượng khách chuyển đổi, lịch hẹn, doanh số phát sinh (nếu có) ...

3. Chuyển ticket

Dành cho bạn telesale xử lý yếu hoặc đã nghỉ việc. Toàn bộ dữ liệu của bạn telesale này sẽ được người quản lý quyết định chia đều, hay chia tùy chỉnh.

4. Ticket Tag

Phân loại, điều chuyển và xử lý các dữ liệu theo các trạng thái quy định. Theo dõi trên từng nhân viên có bao nhiêu dữ liệu đang thuộc Tag nào để kiểm soát.

Dùng Thử Miễn Phí

Ngoài ra, dựa vào Tag list người quản lý cũng có thể điều chuyển dữ liệu từ tele này đến tele khác dựa theo các tình trạng và trạng thái của dữ liệu, vd: số ngày follow, lần liên hệ ...

5. Ticket store

Toàn bộ các dữ liệu nếu chưa được chia cho telesale chăm sóc sẽ hiện thị ở khu vực này bao gồm:

Dữ liệu từ form đăng ký trên web

Khách hàng lead F.A / Google

6. Trực fanpage

Đối với phần trực page, phần mềm quản lý telesale VTtech thiết kế có tính năng tự động chia tin nhắn đổ về theo 2 dạng:

Tùy chỉnh phụ thuộc vào người chia

Chia đều theo số lượng

Phần mềm tự nhận dạng số điện thoại và lưu chuyển các thông tin quan trọng do nhân viện trực page ghi chú qua CRM

7. Nhắc lịch telesales

Phần mềm quản lý telesales thống kê và nhắc nhở lịch làm việc của từng telesale, các ticket chưa xử lý xong hoặc hẹn lại vào ngày mai xử lý sẽ được hệ thống cập nhật. Mỗi nhân viên telesales có thể xem được khối lượng công việc của mình bao nhiêu trên phần mềm.

8. Gửi SMS

Lọc danh sách khách hàng theo tình trạng. Gửi hàng loạt theo danh sách tùy chọn, việc kết hợp gửi tin nhắn thương hiệu sẽ làm gia tăng uy tín cũng như giữ thương hiệu của công ty đến với khách hàng.

Hiểu rõ về các thức hoạt động cũng như thủ tục đăng ký của SMS Brandname của các nhà mạng. Cần phân biệt brandname giữa Hộ Kinh Doanh (Nhóm thường) và Phòng Khám (Nhóm y tế được ưu tiên) hoặc brandname theo tên miền.

9. Chăm sóc khách hàng

Hiển thị danh sách những khách hàng theo mẫu. Có kế hoạch riêng để follow những vị khách hàng này

1. Khách đặt lịch không đến
2. Khách bận, ngày mai gọi lại
3. Khách đến tư vấn nhưng không phát sinh dịch vụ
4. Khách điều trị sau dịch vụ
5. Nhắc hẹn khách

10. Nhắc ngày sinh nhật

11. Ghi âm cuộc gọi

Thể hiện thời gian gọi, lịch sử ghi chú thông tin, tình trạng gọi khách, thể loại gọi là gì.

1. Telesale theo dõi - Tương tác khách hàng
2. Load audio - Lịch sử tương tác
3. Nhắc lịch gọi lại
4. Thông tin đồng bộ với các bộ phận khác
5. Telesale đặt lịch nhanh chóng
6. Theo dõi - Đánh giá hiệu suất telesale
7. Tính hoa hồng cho telesale

Phần mềm quản lý telesales do VTtech thiết kế hoạt động online. Mọi chức năng đều được tinh chỉnh để phù hợp với nhiều bộ phận, nhiều người sử dụng. Đặc biệt trong hệ thống không giới hạn số lượng người sử dụng. Số chi nhánh có thể hoạt động lên đến trên 30 chi nhánh mà không phải nâng cấp thêm bất kỳ chức năng gì.

Telesales

Các telesales gọi điện thông qua phần mềm trực tiếp. Thay cho việc gọi điện bằng sim điện thoại truyền thống, Call center sẽ tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều.

- Để nghe và gọi trực tiếp trên phần mềm thì cần chuẩn bị Call center (Qúy khách cần làm thủ tục đăng ký call, ext cho các telesales, thiết bị headphone có mic), cần phân biệt giữa tổng đài dùng sim di động và tổng đài ảo (gọi qua wifi).

Kịch bản khi khách hàng gọi tới số tổng đài:

- Thông thường khi khách hàng gọi vào đầu số của tổng đài thì hệ thống tự động chuyển cuộc gọi này đến các telesales theo kịch bản được chuẩn bị trước, thông thường sẽ có 2 kịch bản sau:

Cuộc gọi đổ đến ext của telesales đầu tiên - không bắt máy chuyển qua ext telesales thứ 2 - nếu không có telesales nào bắt máy thì cuộc gọi đổ về số hotline, điện thoại bàn (tùy cấu hình).

Cuộc gọi đến chia đều cho tất cả telesales (toàn bộ telesale đều nhận được cuộc gọi)

(Khách hàng nếu đã có hồ sơ trong phần mềm khi thực hiện cuộc gọi đến thì hệ thống tự động hiện thông tin như: tên, sdt, thông tin...)

- Điểm lưu ý khi dùng call center: Chất lượng wifi ảnh hưởng trực tiếp đến sự ổn định của cuộc gọi.

Xem thêm: Tổng đài ảo Call center là gì ?

Ngoài ra:

1. Nghe lại cuộc gọi
2. Xem lịch sử cuộc gọi
3. Tần suất thành công
4. Trưởng nhóm có thể thống kê và theo dõi được
5. Hiệu suất làm việc
6. Tốc độ xử lý dữ liệu
7. Các ghi chú nhanh, tỉ lệ thành công
8. Thời gian trung bình của cuộc gọi
9. Độ hiệu quả của data ( Trường hợp có data riêng ) của các telesales
10. Những ưu điểm nỗi trội của phần mềm quản lý telesales VTtech:
11. Tích hợp Call center và Sms brandname
12. Theo dõi thống kê lịch sử chăm sóc khách hàng
13. Nghe lại cuộc gọi của telesales

Dùng Thử Miễn Phí

Lợi ích mà phần mềm quản lý telesales mang lại

Tiết kiệm chi phí

- Khi sử dụng Call center tích hợp trong phần mềm sẽ tiết giảm đi chi phí phần cứng, cước gọi rẽ hơn khi không dùng.

Tiết kiệm thời gian

- So với phương pháp dùng điện thoại để gọi phải mất thời gian bấm số, tra cứu thông tin khách hàng. Nếu sử dụng call center bạn hoàn toàn loại bỏ được việc này. Tra cứu thông tin cuộc gọi đến, lịch sử cuộc gọi, lịch sử chăm sóc, đặt hẹn đều nằm trên phần mềm.

Đồng bộ dữ liệu

- Hạn chế việc thông tin khách hàng không đồng bộ giữa các bộ phận telesales và office. Phục vụ khách hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn.

Vận hành nhất quán

- Khi dùng phần mềm quản lý telesale kết hợp CRM khách hàng này các bộ phận được liên kết, phối hợp với nhau cùng làm việc ăn ý, không sót khách hàng.

Báo cáo trực quan

- Trong phần mềm báo cáo thể hiện được mọi chỉ số của telesales khi làm việc, linh động kiểm tra và nhắc nhở. Dễ dàng tính chi phí cước gọi, tầng suất tỉ lệ thành công của cuộc gọi.

Lưu ý:

Phần mềm quản lý telesales do VTTech phát triễn dựa theo mô hình: Khách đặt lịch hẹn -> Đến cơ sở -> Làm dịch vụ -> Chăm sóc sau dịch vụ.

+ Call center: Quý khách có thể dùng dịch vụ của bên thứ 3 hoặc do VTTech giới thiệu (chi phí cuộc gọi được quý khách thanh toán cho nhà cung cấp)

+ Chi phí thuê phần mềm tính theo số lượng user (Đối với Nha Khoa và Spa, Thẩm mỹ không áp dụng)

=> Như vậy để dùng dịch vụ của VTTech bạn cần xác định lại mô hình sử dụng của mình hoặc cần tư vấn cụ thể hơn có thể yêu cầu 01 bản demo để dùng thử.

Xem thêm:

5+ Phần mềm, ứng dụng quản lý tốt nhất cho spa 2023

TOP 9 phần mềm quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả nhất