Từ ngày 01/07/2026, các quy định mới về hóa đơn điện tử được áp dụng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC
Đối với doanh nghiệp và các cơ sở như nha khoa, phòng khám, spa, thẩm mỹ viện, việc lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo đúng thời điểm, đúng nội dung và có phương án xử lý khi hóa đơn phát sinh sai sót.
Một số yêu cầu quan trọng cần lưu ý
1. Phải xác định đúng thời điểm lập hóa đơn
Hiểu đơn giản: doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn theo giao dịch thực tế. Việc lập hóa đơn quá sớm hoặc quá muộn so với thời điểm quy định có thể làm phát sinh sai lệch trong quá trình quản lý doanh thu và chứng từ.
2. Nội dung trên hóa đơn phải đầy đủ và chính xác
Hiểu đơn giản: thông tin trên hóa đơn cần phản ánh đúng người mua và giao dịch thực tế. Với những cơ sở có lượng khách hàng lớn hoặc thường xuyên xuất hóa đơn cho cả cá nhân và doanh nghiệp, việc nhập lại thông tin thủ công nhiều lần có thể làm tăng nguy cơ sai tên, mã số thuế, địa chỉ hoặc giá trị giao dịch.
3. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đúng các thông tin bắt buộc
Hiểu đơn giản: hóa đơn điện tử không chỉ cần đúng thông tin khách hàng và dịch vụ mà còn phải đảm bảo các yếu tố kỹ thuật, thời điểm và dữ liệu liên quan theo loại hóa đơn đang sử dụng.
4. Hóa đơn đã lập sai phải được xử lý theo đúng trường hợp
Trường hợp hóa đơn sai một số thông tin nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, người bán thực hiện thông báo theo quy định và không phải lập lại hóa đơn.
Với các sai sót liên quan đến mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, người bán có thể thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo trường hợp tương ứng.
VTTech hỗ trợ đáp ứng như thế nào?
Trên VTTech, nghiệp vụ hóa đơn điện tử được kết nối trực tiếp với dữ liệu khách hàng, dịch vụ và phiếu thu phát sinh trong quá trình vận hành.
| Yêu cầu | Giải pháp trên VTTech |
|---|---|
| Kiểm soát giao dịch phát sinh | Dịch vụ, sản phẩm, đơn thuốc và khoản thanh toán được ghi nhận trực tiếp trên hệ thống, tạo cơ sở dữ liệu để lập phiếu thu và xuất hóa đơn. |
| Xuất hóa đơn từ phiếu thu | Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ phiếu thu đã phát sinh, hạn chế phải nhập lại giao dịch trên hệ thống khác. |
| Xuất hóa đơn cho cá nhân | Hệ thống kế thừa thông tin từ hồ sơ khách hàng để sử dụng khi lập hóa đơn. |
| Xuất hóa đơn cho doanh nghiệp | Tự động lấy tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ doanh nghiệp đã được khai báo trong hồ sơ. |
| Hạn chế sai lệch dữ liệu | Dữ liệu dịch vụ, số tiền thanh toán và thông tin khách hàng được kế thừa từ giao dịch thực tế thay vì nhập lại nhiều lần. |
| Kết nối đơn vị HĐĐT | VTTech tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử như Viettel, MISA, VNPT… để thực hiện phát hành hóa đơn. |
| Quản lý theo chi nhánh | Nhà cung cấp hóa đơn điện tử có thể được cấu hình theo từng chi nhánh, phù hợp với mô hình cơ sở có nhiều địa điểm vận hành. |
Đồng bộ dữ liệu từ vận hành đến hóa đơn điện tử
Việc đáp ứng quy định về hóa đơn điện tử không chỉ nằm ở thao tác phát hành hóa đơn, mà còn phụ thuộc vào khả năng kiểm soát dữ liệu phát sinh trước đó.
Khi dữ liệu khách hàng, dịch vụ, thanh toán và hóa đơn được quản lý xuyên suốt trên cùng một hệ thống, cơ sở có thể giảm thao tác nhập liệu lại và hạn chế sai lệch giữa giao dịch thực tế với hóa đơn đã phát hành.
VTTech tích hợp nghiệp vụ hóa đơn điện tử trực tiếp vào hệ thống quản lý, hỗ trợ nha khoa, phòng khám, spa và thẩm mỹ viện thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện các yêu cầu về hóa đơn điện tử.
