Phương pháp thu thập và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất

Thu thập thông tin khách hàng là quá trình giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi tiêu dùng, đặc điểm cũng như mong muốn của khách hàng. Vì nhu cầu khách hàng cũng thay đổi theo từng thời điểm do các yếu tố từ khách quan đến chủ quan, vì thế thu thập thông tin khách hàng là một quá trình diễn ra liên tục. 

Các bước thu thập thông tin khách hàng

Quá trình thu thập thông tin khách hàng sẽ bao gồm các bước chính sau:

Bước đầu tiên là xác định rõ mục tiêu kinh doanh, về sản phẩm gì, đối tượng khách hàng là ai, độ tuổi bao nhiêu, thông tin này phục vụ cho việc gì,... từ đó sẽ xác định được những thông tin bạn muốn thu thập phù hợp và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.

Thường thì sẽ là các thông tin về: tên, tuổi, sở thích, tần suất mua sản phẩm/ dịch vụ, thói quen mua sắm,...

Bạn cần xác định khoảng thời gian cụ thể cho việc thu thập thông tin, trong phạm vi khu vực nào, số lượng người khảo sát là bao nhiêu,.. điều này giúp bạn đánh giá được hiệu quả và sự thay đổi hành vi của khách hàng khách quan hơn sau mỗi lần thu thập khách hàng.

Có rất nhiều phương pháp thu thập từ online đến offline, mỗi phương pháp sẽ phù hợp từng thời điểm thị trường và tình hình doanh nghiệp, mang lại những ưu và nhược điểm riêng, bạn cần xác định xem phương pháp nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Bước tiếp theo là đi vào thực tế, gặp khách hàng và nghe những phản hồi của họ về sản phẩm/ dịch vụ hay hiểu hành vi tiêu dùng của họ. Nếu là offline, bước này đòi hỏi sự cẩn thận để không bỏ sót thông tin và khéo léo để khách hàng cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thói quen mua hàng của họ.

Sau khi đã có được dữ liệu, tiến hành tổng hợp và đưa ra đánh giá về các thông tin thu thập được. Từ kết quả đó, đưa ra những kế hoạch phát triển sản phẩm/ dịch vụ phù hợp.

Các phương pháp thu thập và quản lý thông tin khách hàng

Mỗi mô hình kinh doanh sẽ có những phương pháp thu thập và quản lý thông tin khách hàng khác nhau, sử dụng phương pháp nào vẫn là một “bài toán” khó đối với doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu các phương pháp thu thập thông tin sau đây. 

1. Khảo sát khách hàng

Khảo sát là cách tiếp cận với khách hàng nhanh nhất, nếu khảo sát offline bạn có thể trao đổi trực tiếp với khách hàng, hiểu sâu và chính xác nhất về nhu cầu khách hàng. Nếu khảo sát online, bạn có thể thực hiện thông qua trang web trình duyệt, email hoặc các form khảo sát trên mạng xã hội của doanh nghiệp. 

Xây dựng một form khảo sát cũng không phải là điều dễ dàng, bạn cần đứng trên vị trí khách hàng để chọn lọc, khảo sát trước những người xung quanh để chọn ra những câu hỏi phù hợp. Bạn cũng có thể đưa thêm những phần quà nhỏ hoặc chương trình ưu đãi để nhận được nhiều khảo sát hơn.

2. Sử dụng mạng xã hội

Ngày nay, mạng xã hội là “món ăn” tình thần không thể thiếu của nhiều người và có lượng truy cập lớn, thế nên đây trở thành kênh thu thập dữ liệu khách hàng vô cùng hiệu quả. 

Bạn có thể khảo sát khách hàng bằng cách chơi mini game, tặng quà, chia sẻ tài liệu,.. đồng thời đây cũng là cách giúp bạn tăng độ nhận diện của thương hiệu.

3. Tham gia các sự kiện offline

Bạn có thêm tham gia các sự kiện không nhất thiết phải là sự kiện thuộc cùng lĩnh vực, các sự kiện thường đông người tham gia, nhiều đối tượng và nhu cầu khác nhau, bạn có thể làm quen từ đó khai thác thói quen tiêu dùng, biết đâu trong những người tưởng chừng như không phải khách hàng mục tiêu lại mang nhu cầu tiềm ẩn và trở thành khách hàng trung thành của bạn sau đó. 

4. Sử dụng phần mềm quản lý VTTech

VTTech là phần mềm quản lý cung cấp các tính năng chuyên dụng cho phòng khám, không chỉ giúp chủ doanh nghiệp quản lý tình hình hoạt động phòng khám, mà thực tế phần mềm quản lý của VTTech còn giúp lưu trữ, quản lý thông tin khách hàng, lịch sử khám và điều trị bệnh, lịch sử thanh toán và đơn thuốc.

Phần mềm tích hợp dữ liệu cho phép tổng hợp và lưu trữ thông tin về khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau, đồng thời giúp tự động hóa quy trình như việc nhập dữ liệu và tự động báo cáo dữ liệu. 

Phần mềm quản lý VTTech cho phép ghi lại lịch sử tương tác khách hàng, bao gồm cuộc gọi, chat, điều này cung cấp cái nhìn toàn diện về mối quan hệ giữa khách hàng với phòng khám mà còn quản lý cách làm việc và tương tác với khách hàng của nhân viên. 

Ngoài ra, phần mềm có tính năng tự động tổng hợp và xuất báo cáo chi tiết về nguồn khách hàng, lịch sử thăm khám, bằng cách này doanh nghiệp có thể tạo ra báo cáo và đánh giá đưa ra các dịch vụ ngày một tốt hơn. 

Điều đặc biệt quan trọng, là phần mềm quản lý khách hàng VTTech được thiết kế với các biện pháp bảo mật cao để bảo vệ thông tin khách hàng, cho phép phân quyền truy cập, đảm bảo dữ liệu được bảo mật với những người không có quyền hạn.



Trên đây là một vài thông tin quan trọng mà VTTech mang đến, hi vọng với bài viết cung cấp về Các phương pháp thu thập và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất sẽ giúp bạn có thêm thông tin tham khảo, vận dụng vào hoạt động kinh doanh và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.