Bí quyết quản trị Spa thông minh, hiệu quả nhất 2024

Những vấn đề thường gặp khi quản lý Spa

Người quản lý spa là giám sát, quản lý toàn diện chuỗi Spa thay người chủ từ các việc như quản lý nhân sự, phân chia công việc, quản lý thu chi, doanh số,...kiểm soát mọi thứ tại spa diễn ra trơn tru và mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng. 

Công việc quản lý Spa có rất nhiều đầu mục công việc cần quản lý, nếu chỉ quản lý theo cách thông thường qua ghi chú giấy tờ, báo cáo qua excel có thể không đảm bảo được độ chính xác, bảo mật và lại tốn nhiều thời gian. Ngoài ra còn có một số bất cập khi quản lý như:

- Quản lý nhân viên
Quản lý nhân sự là công việc đòi hỏi sự phức tạp, làm sao để nhân viên làm việc hiệu quả ngay cả khi bạn không có ở văn phòng? Làm sao để biết được nhân viên phản hồi khách hàng như thế nào? ngoài ra còn trở ngại trong việc chấm công, tính hoa hồng, lương thưởng… mất nhiều thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn.

- Quản lý lịch hẹn khách hàng
Thông thường các khách hàng khi đến Spa sẽ đặt trước lịch hẹn, trong vài trường hợp bận khách hàng liên hệ đổi/ hủy lịch hẹn, dẫn đến việc sắp xếp lịch bị chồng chéo, sót khách, khó kiểm soát vào những khung giờ cao điểm.

- Quản lý lương, hoa hồng nhân viên
Có nhiều cách để tính lương, hoa hồng cho nhân viên tại Spa và lương theo nhiều cấp bậc khác nhau, gây khó khăn và tốn nhiều thời gian cho mỗi lần tính toán, nhân viên cũng khó biết được mức lương của mình đã chính xác hay chưa.
 
- Quản lý vật tư điều trị
Nhiều chủ Spa thừa nhận rằng khó kiểm soát được vật tư tại spa sau mỗi lần điều trị, cùng một dịch vụ nhưng vật tư tiêu hao từng khách hàng lại khác nhau, dẫn đến thất thoát khó kiểm soát và không quản lý kịp thời lượng nhập kho mới.

Khám phá Phần mềm quản trị Spa tốt nhất 2024 - VTTech Beauty

1. Quản lý lịch hẹn thông minh theo thời gian thực

- Tạo mới và quản lý lịch hẹn trên một màn hình
- Quy trình lịch hẹn, điều phối khách hàng theo thời gian thực cho các bộ phận từ lễ tân, thu ngân, bác sĩ, bộ phận hình ảnh cũng như vị trí ghế, phòng khách hàng đang checkin.
- Cho phép đặt lịch hẹn tái khám, lịch định kỳ theo tuần/ tháng chỉ với một lần thao tác.

2. Tích hợp máy soi da, quản lý tình trạng điều trị trên một màn hình

VTTech đã tích hợp ngay tính năng tích hợp máy soi da ngay trên phần mềm quản lý Spa VTTech Beauty, sự nâng cấp này giúp các Bác sĩ thao tác NHANH - Lưu trữ DỄ DÀNG - TỐI ƯU quy trình chẩn đoán, tính năng cho phép:
- Tự động tích hợp hình ảnh, thông số máy soi da vào hệ thống VTTech
- Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng so sánh tình trạng da mặt từng lần điều trị ngay trên hệ thống
- Tối ưu quy trình chẩn đoán, bảo mật dữ liệu lâu dài

3. Hoa hồng nhân viên/ KTV được tính toán minh bạch

- Từng dịch vụ được cấu hình tỷ lệ hoa hồng, công tour riêng biệt, công thức tính linh hoạt, thay đổi với từng cơ sở.
- Mỗi bác sĩ được thiết lập công thức tính hoa hồng khác nhau,  dựa trên hiệu suất điều trị của Bác sĩ, đảm bảo đúng quyền lợi và tính công bằng.
- Phần mềm cho phép cấn trừ chi phí điều trị, chi phí vật tư, và các chi phí khác khi tính hoa hồng cho Bác sĩ/ KTV Spa
Nhờ vậy dễ dàng quản lý hoa hồng nhân viên, giảm gánh nặng tính toán thủ công, hạn chế sai sót.

4. Quản lý vật tư tiêu hao chặt chẽ

- Phần mềm cho phép chủ Spa cấu hình vật tư tiêu hao tương ứng từng dịch vụ điều trị
- Nghiệp vụ xuất, nhập và chuyển kho, cũng như các định mức tồn kho tương ứng với từng nguyên vật liệu.
- Dễ dàng kiểm soát vật tư tiêu hao sau khi điều trị qua các thống kê, báo cáo

5. Quản lý thông tin bảo hành của khách hàng

-  Phần mềm là giải pháp giúp chủ Spa quản lý chính xác dịch vụ bảo hành của khách hàng tiện lợi trên 1 hệ thống
- Cấu hình rõ ràng dịch vụ được bảo hành, số lần bảo hành, đảm bảo khách hàng bảo hành đúng dịch vụ, đúng chính sách bảo hành
- Quản lý số lần bảo hành cho từng dịch vụ, từng khách hàng, ngăn chặn việc lợi dụng chính sách bảo hành, gây thất thoát doanh thu

VTTech Beauty là phần mềm quản lý Spa được nhiều chủ Spa, Thẩm mỹ viện tin dùng nhất hiện nay. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý Spa, các công việc tại đây được quản lý chặt chẽ, minh bạch, có tính bảo mật cao và đồng thời nâng hiệu suất kinh doanh.

Phần mềm VTTech đang mở đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày, các chủ Spa quan tâm và muốn trải nghiệm nhiều tính năng vượt trội trên phần mềm liên hệ ngay tại đây nhé.