6+ Bí kíp quản lý kho vật tư phòng khám không lo thất thoát, lãng phí

1. Phân loại và sắp xếp vật tư khoa học

Bước đầu tiên và vô cùng quan trọng là phân loại vật tư một cách khoa học, có thể theo các tiêu chí như:

• Nhóm vật tư: Thuốc, bông băng, kim tiêm, dụng cụ,...

• Loại vật tư: Trong từng nhóm, bạn có thể phân loại theo công dụng, chủng loại,... ví dụ như thuốc kháng sinh, thuốc giảm đau, thuốc chống viêm,...

• Hạn sử dụng: Phân loại vật tư theo hạn sử dụng giúp bạn dễ dàng kiểm soát và loại bỏ kịp thời những mặt hàng sắp hết hạn.

• Tần suất sử dụng: Những vật tư thường xuyên sử dụng nên được đặt ở vị trí thuận tiện, dễ lấy.

Sau khi phân loại, hãy sắp xếp vật tư một cách gọn gàng trên kệ, trong kho, dán nhãn rõ ràng để dễ dàng nhận biết và kiểm tra. 

Việc sắp xếp khoa học sẽ giúp bạn tối ưu hóa không gian lưu trữ, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và kiểm soát vật tư hiệu quả hơn.

2. Kiểm soát nhập - xuất - tồn kho

Mọi hoạt động nhập, xuất, tồn kho vật tư đều cần được theo dõi và ghi chép chặt chẽ.

Bạn có thể sử dụng sổ sách hoặc phần mềm quản lý để thực hiện việc này. 

Đảm bảo mọi giao dịch đều có chứng từ rõ ràng, đầy đủ thông tin về số lượng, loại vật tư, ngày tháng, người nhận,...

Việc kiểm soát chặt chẽ nhập - xuất - tồn giúp bạn nắm rõ lượng vật tư trong kho, dự báo nhu cầu sử dụng, đặt hàng kịp thời và tránh tình trạng thất thoát, mất cắp vật tư.

3. Kiểm kê vật tư định kỳ

Kiểm kê định kỳ là công việc bắt buộc để đảm bảo số liệu ghi chép phản ánh đúng thực tế tình hình vật tư trong kho. 

Nên thực hiện kiểm kê ít nhất hàng tháng, hoặc thường xuyên hơn đối với những mặt hàng quan trọng, có giá trị cao.

Trong quá trình kiểm kê, bạn cần kiểm tra kỹ số lượng, chất lượng và hạn sử dụng của từng loại vật tư, đối chiếu với số liệu trong sổ sách hoặc phần mềm quản lý. Nếu phát hiện sai sót, cần tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.

4. Theo dõi hạn sử dụng của vật tư

Vật tư y tế đều có hạn sử dụng, và việc sử dụng vật tư quá hạn có thể gây nguy hiểm cho sức khỏe của bệnh nhân. Vì vậy, bạn cần thường xuyên kiểm tra hạn sử dụng của vật tư trong kho, đặc biệt là những mặt hàng có hạn sử dụng ngắn như thuốc, hóa chất,...

Nên có biện pháp nhắc nhở về hạn sử dụng của vật tư, ví dụ như dán nhãn phân loại theo thời gian hết hạn, thiết lập hệ thống cảnh báo trên phần mềm quản lý,...

5. Lưu trữ vật tư đúng cách

Mỗi loại vật tư y tế đều có yêu cầu bảo quản riêng để đảm bảo chất lượng và kéo dài tuổi thọ. 

Bạn cần tìm hiểu kỹ hướng dẫn bảo quản của nhà sản xuất và lưu trữ vật tư trong điều kiện thích hợp.

• Nhiệt độ và độ ẩm: Đa số vật tư y tế cần được bảo quản ở nhiệt độ phòng, tránh ánh nắng trực tiếp và độ ẩm cao.

• Ánh sáng: Một số loại thuốc, hóa chất nhạy cảm với ánh sáng cần được bảo quản trong hộp kín, tránh tiếp xúc trực tiếp với ánh sáng.

• Thông gió: Kho bãi cần được thông gió tốt để tránh ẩm mốc, hư hỏng vật tư.

6. Ứng dụng phần mềm để quản lý kho 

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho là giải pháp tối ưu cho phòng khám. 

Phần mềm giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, công sức. 

Bạn sẽ dễ dàng theo dõi tồn kho thời gian thực, nhận cảnh báo hết hạn, thiếu hụt và truy cập các báo cáo chi tiết về tình hình kho vật tư.

Phần mềm quản lý phòng khám VTTech Clinic, phần mềm quản lý phòng khám Nha khoa VTTech Dental, phần mềm quản lý Spa, Thẩm mỹ viện VTTech Beauty là  những công cụ giúp phòng khám thực hiện các hoạt động xuất nhập, kiểm kê, quản lý quá trình lên form và ký duyệt trên hệ thống,... tất cả đều được quản lý trên một hệ thống phần mềm một cách khoa học.

• Cấu hình kho tổng và các kho con, cho phép bạn quy định tên/ mã cho từng loại thuốc hay vật tư y tế để thuận tiện trong việc quản lý.

• Quản lý xuất/ nhập kho và các định mức tồn kho tương ứng với từng nguyên vật liệu, nhanh chóng nắm được thông tin và hiện trạng của các vật tư, thiết bị y tế.

• Thao tác chốt kho - thẻ kho thể hiện từng nguyên vật liệu biến động, từ việc được nhập, chuyển đến từ hóa đơn chứng từ nào, phiếu order nào đến việc lý do xuất kho, xuất bán khách hàng nào, xuất điều trị dịch vụ gì.

• Báo cáo kho, giá trị tồn kho theo thời gian thực giúp phòng khám đánh giá được tổng quan tình hình kinh doanh dựa vào kho thuốc.

• …

Phần mềm quản lý phòng khám VTTech Solution được thiết kế đặc biệt với những tính năng nâng cao, đáp ứng nhu cầu quản lý kho của các Phòng khám, Nha khoa và Thẩm mỹ. 

Khi sử dụng phần mềm. bạn hoàn toàn nắm bắt chính xác số lượng, giá trị và tình hình sử dụng của từng loại vật tư, từ đó đưa ra quyết định kịp thời về việc đặt hàng, kiểm kê và tối ưu hóa quản lý kho.

Bạn có thể liên hệ VTTech để nhận ngay tài khoản dùng thử miễn phí.

Trên đây là các bí kíp quản lý kho vật tư phòng khám hiệu quả, chuyên nghiệp, góp phần tối ưu hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín cho phòng khám của bạn.

Nếu có nhu cầu tìm hiểu hoặc dùng thử các giải pháp phần mềm VTTech, bạn có thể liên hệ qua các kênh sau:

Công Ty TNHH VTTech - Đơn vị cung cấp Giải pháp quản lý và vận hành Nha khoa - Thẩm mỹ với nhiều tính năng ưu việt 

• Hotlines: 088 693 1988

• Zalo VTTech Solution

• VTTech Solution

• Fanpage VTTech Solution

• Youtube VTTech Solution