3 Phần mềm quản lý hệ thống đại lý phân phối - DMS SOFT

DMS đang giữ vai trò ngày càng quan trọng trong doanh nghiệp phân phối. Các phần mềm DMS có mặt trên thị trường rất đa dạng với nhiều lựa chọn khác nhau về giá cả, cũng như tính năng.

• Xem thêm: Hệ thống quản lý Nha khoa chuyên nghiệp 4.0

DMS là gì?

Để hiểu DMS là gì, hãy bắt đầu bằng mô hình phân phối đơn giản dưới đây:

DMS: Là mô hình quản lý từ nhà sản xuất tới nhà phân phối và các đại lý

DMS là viết tắt của tiếng Anh các từ Distribution Mangement System - Hệ thống quản lý phân phối.

• DMS là một giải pháp phần mềm tập trung vào việc quản lý tối ưu hoạt động phân phối sản phẩm / dịch vụ của doanh nghiệp. Hoạt động này bao gồm nhiều mặt, đơn giản nhất có thể thấy như cập nhật tình hình tại các điểm phân phối, tăng hiệu quả của đội ngũ bán hàng, đẩy nhanh xử lý đơn hàng và giao hàng.
• DMS cung cấp cách thức để quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng tốt hơn, bao gồm cung cấp dữ liệu về lộ trình của nhân viên, hỗ trợ quy trình bán hàng hiệu quả, quy trình trưng bày hàng hoá tại cửa hàng.
• DMS giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát hàng tồn kho, xử lý đơn hàng nhanh và hiệu quả, đánh giá tình hình bán hàng thông qua các báo cáo tức thời và có giải pháp xử lý nhanh chóng.

Phần mềm DMS hiện nay thường bao gồm 2 phần: 

Hệ thống quản lý phân phối thời kỳ đầu

Ban đầu, để phân phối hàng hoá ra bên ngoài, một đội ngũ bán hàng sẽ được tổ chức, có nhiệm vụ tiếp cận các chủ cửa hàng, đại lý và chào mời sản phẩm theo các bước định sẵn.

Quá trình này còn bao gồm nhiều bước như xử lý các vấn đề về giá bán, khuyến mại, số lượng hàng hoá đang có sẵn tại cửa hàng và tại công ty, xem xét công nợ của cửa hàng có đang ở mức cho phép…

Nếu chốt đơn hàng thành công, nhân viên bán hàng sẽ ghi lại đơn hàng đó vào sổ, di chuyển sang cửa hàng mục tiêu tiếp theo và đem các đơn hàng về công ty vào cuối ngày để nhập vào phần mềm cục bộ và xử lý sau đó. Bộ phận tiếp nhận đơn hàng sẽ tập hợp và xử lý các đơn hàng này để giao cho khách kịp thời.

Cách làm này có một nhược điểm:

• Thời gian từ lúc ghi đơn hàng đến khi doanh nghiệp nhận, xử lý và giao hàng thường kéo dài do vấn đề về mặt địa lý.
• Quy trình chào hàng, kiểm tra hàng hoá, kiểm tra trưng bày có thiếu sót là việc bình thường.
• Doanh nghiệp không biết được nhân viên bán hàng có thực sự làm việc hay không, cũng không biết nhân viên có bán hàng theo các bước được đào tạo hay không.
• Doanh nghiệp không biết được hàng hoá của mình được bày bán ra sao tại cửa hàng / đại lý.
• Doanh nghiệp không có báo cáo bán hàng ngay lúc mình cần để đánh giá tình hình và có kế hoạch bổ sung hàng hoá.
• Việc đánh giá kết quả bán hàng của từng nhân viên tốn nhiều thời gian và có thể không chính xác.

Kiểu hệ thống này vẫn mang lại kết quả, tuy nhiên xét về mặt hiệu quả thì vẫn là vấn đề đau đầu.

Quản lý phân phối với sự hỗ trợ của phần mềm DMS

Doanh nghiệp có thể sử dụng DMS như một giải pháp độc lập chuyên trị vấn đề quản lý phân phối hoặc tích hợp với giải pháp lớn và mang tính tổng thể hơn như ERP. Một vài câu hỏi mà DMS tập trung giải quyết:

• Làm thế nào để hàng hoá của doanh nghiệp luôn có sẵn và được bày bán tại cửa hàng?
• Làm sao để quản lý nhiều nhân viên bán hàng cùng lúc?
• Đánh giá được năng suất làm việc của từng người?
• Làm sao để giúp các nhân viên bán hàng trao đổi và chia sẻ thông tin với nhau tốt hơn?
• Hay thông báo về chương trình khuyến mãi hoặc chính sách bán hàng mới cho nhân viên nhanh hơn?
• Làm thế nào để có ngay số liệu về tình hình thị trường, đánh giá độ phủ thị trường và tuyến bán hàng?
• Làm sao để đánh giá hiệu quả của các chương trình quảng cáo, khuyến mại, đảm bảo hàng khuyến mại đến đúng đối tượng?

Tính năng của phần mềm quản lý hệ thống phân phối đại lý

Các tính năng của DMS cho nhân viên bán hàng

• Tạo và gửi đơn đặt hàng bằng điện thoại hoặc máy tính bảng có kết nối 3G, Wifi hoặc qua tin nhắn SMS.
• Tự động gợi ý đơn hàng cho khách hàng, tự tính khuyến mại của đơn hàng.
• Kiểm tra tồn kho tại cửa hàng, tại công ty, lấy dữ liệu công nợ hiện tại.
• Hỗ trợ tự động hoá các bước bán hàng, quản lý trưng bày tại cửa hàng.
• Nhận thông báo tức thời, cập nhật các chính sách bán hàng, khuyến mãi, chiết khấu mới nhất.
• Bán hàng trong phạm vi cho phép: tự động đề nghị, hiển thị khách hàng, tối ưu toạ độ của khách hàng.
• Hỗ trợ trao đổi, chia sẻ thông tin, lịch làm việc, lập lịch, chia sẻ kế hoạch, tình hình thực hiện kế hoạch.
• Thu thập thông tin về đối thủ.

Các tính năng của DMS cho cán bộ quản lý

• Báo cáo tức thời doanh số, vị trí và lộ trình của nhân viên bán hàng thông qua thiết bị di động được kết nối mạng (wifi, 3G) và tích hợp bản đồ số.
• Quản lý nhân viên bán hàng theo thời gian thực: toạ độ nhân viên, hành trình chăm sóc, thời gian thực hiện chăm sóc, thông tin cửa hàng, hình ảnh trưng bày.
• Hỗ trợ tối ưu quy trình bán hàng, quản lý phạm vi cho phép của đội ngũ bán hàng (khu vực, tuyến, ngành hàng, mục tiêu doanh số).
• Quản lý khuyến mãi, chiết khấu, quy trình bán hàng.
• Quản lý, theo dõi hàng khuyến mãi đến tay đúng đối tượng.
• Quản lý công nợ tức thời theo thời điểm phát sinh.
• Cập nhật những thông tin liên quan về tình hình hàng hóa, công nợ... tại mỗi điểm sẽ được qua máy tính bảng ngay tại thời điểm bán hàng.
• Quản lý tình hình tồn kho tại điểm bán hàng, đảm bảo luôn có hàng tại cửa hàng.
• Theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh của nhà phân phối, đại lý, cửa hàng: hình ảnh, trưng bày sản phẩm, biển hiệu.

3 nhà cung cấp phần mềm DMS quản lý hệ thống nhà phân phối và đại lý được sử dụng nhiều nhất tại Việt Nam

1. Công ty phần mềm SẮC MÀU

Phần mềm quản lý nhà phân phối SẮC MÀU

Tính năng chính:

• Quản lý hệ thống phân phối, đại lý xây dựng danh mục mạng lưới kênh phân phối
• Quản lý và theo dõi đơn đặt hàng, công nợ nhà phân phối, đại lý
• Xây dựng chính sách bán hàng theo từng nhà phân phối, đại lý trên phần mềm quản lý phân phối
• Tạo chính sách khuyến mãi hỗ trợ nhà phân phối, đại lý bán hàng
• Tính năng phân bổ hàng hoá, sản phẩm cho từng nhà phân phối, đại lý theo tỷ lệ %.
• Quản lý được hàng tồn chi tiết từng nhà phân phối, đại lý
• Báo cáo quản lý nhà phân phối, đại lý phục
• Các báo cáo bằng biểu đồ phân tích chính xác

2.  Công ty Cổ phần phần mềm MEKONG (MEKONG SOFT JSC)

Phần mềm quản lý đại lý MEKONG SOFT

Tính năng:

• Quản lý số lượng hàng hóa không giới hạn, quản lý theo từng nhóm hàng tiện cho việc phân loại, có thể thiết lập nhiều đơn vị tính cho hàng hóa.
• Quản lý tình trạng tồn kho một cách chi tiết nhất : tồn kho ban đầu, số lượng xuất – nhập hàng hóa và tồn hiện tại trong kho.
• Quản lý công nợ theo từng khách hàng: khách hàng còn nợ bao nhiêu, khách hàng nào đã vượt quá hạn nợ.
• Xem báo cáo lợi nhuận bán hàng một cách nhanh chóng nhất: báo cáo theo hàng hóa, theo khách hàng và nhân viên bán hàng.
• Giao diện form bán hàng đơn giản, dễ sử dụng, thao tác một cách nhanh chóng.
• Thiết lập tài khoản và phần quyền cho từng người dùng

Đội ngũ lập trình viên có chuyên môn cao, có khả năng làm việc trong môi trường chuyên nghiệp và am hiểu công nghệ mới. Mekong Soft đã đang và sẽ tạo ra những sản phẩm chất lượng, hỗ trợ rất tốt cho công việc quản lý của doanh nghiệp bạn.

3. Công ty TNHH Công nghệ và Giải pháp BSS

http://bizpro.vn

Phần mềm quản lý đại lý bizpro

Nỗi bật:

• Quản lý tình hình hoạt động kinh doanh, hàng hóa, doanh số, công nợ, tồn kho… trên từng đại lý hoặc cả công ty.
• Quản lý các chương trình khuyến mãi, chính sách giá bán, kế hoạch giá bán theo từng đại lý, từng thời điểm.
• Báo cáo và thống kê các chương trình khuyến mãi rõ ràng và chính xác.
• Các báo cáo thống kê đa dạng, hỗ trợ tìm kiếm và lọc báo cáo đa tiêu chí.
• Khả năng bảo mật cao, quản trị phân quyền theo nhà phân phối, người sử dụng.

Tính năng chính:

Quản lý hệ thống

• Quản lý tài khoản đăng nhập phần mềm.
• Phân quyền người dùng trên hệ thống.
• Thiết lập sao lưu và phục hồi dữ liệu.
• Khai báo thiết bị định vị của nhân viên kinh doanh.

Tính năng thiết bị di động

• Đặt hàng trên thiết bị di động.
• Quản lý nhân viên theo tuyến đường.
• Cập nhật thông tin kho khách hàng.
• Check in và chụp hình theo thời gian thực.

Báo cáo - Thống kê

• Báo cáo và thống kê đơn đặt hàng.
• Báo cáo và thống kê tồn kho, hàng tồn ngoài thị trường.
• Báo cáo và thống kê chương trình khuyến mãi.
• Báo cáo và thống kê công nợ.
• Báo cáo và thống kê xuất – nhập – tồn.

Quản lý nghiệp vụ

• Giám sát nhân viên kinh doanh.
• Duyệt đơn đặt hàng.
• Phân tuyến nhân viên kinh doanh.

Quản lý Thu - Chi

• Quản lý danh mục phiếu thu.
• Quản lý danh mục phiếu chi.

Quản lý chương trình khuyến mại

• Chương trình mua và khuyến mại.
• Tích điểm theo giá trị hóa đơn để nhận quà.
• Giảm giá theo hóa đơn trong khoảng thời gian quy định.

Quản lý khách hàng

• Quản lý thông tin khách hàng.
• Quản lý công nợ khách hàng.
• Quản lý tọa độ của khách hàng trên map.

Quản lý kho

• Quản lý xuất – nhập – tồn hàng hóa.
• Quản lý phiếu giao hàng.
• Định mức và cảnh báo tồn kho.

Quản lý nhà cung cấp

• Quản lý thông tin nhà cung cấp.
• Quản lý công nợ nhà cung cấp.

Để tìm một phần mềm quản lý từ A - Z. Quy trình khép kín và đầy đủ tiện ích, chức năng Doanh nghiệp cần tham khảo kỹ trước khí áp dụng. Với 3 công ty thiết kế phần mềm quản lý hệ thống nhà phân phối, đại lý bên trên hy vọng sẽ đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp.