[Bật mí] Cách quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả

1. Cách quản lý nội bộ phòng khám nha khoa

Quản lý trong nội bộ phòng khám nha khoa bao gồm quản lý tài chính, nhân sự, vật tư, quy trình khám chữa bệnh.
Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý mà bạn có thể tham khảo:

1.1. Quản lý tài chính phòng khám nha

1.1.1. Đặt mục tiêu tài chính

Mục tiêu tài chính được đặt ra cần tuân theo nguyên tắc SMART, bao gồm:

• Specific (Tính cụ thể)

• Measurable (Tính đo lường)

• Attainable (Tính khả quan)

• Relevant (Tính thực tế)

• Time-Bound (Tính ràng buộc về thời gian)

Ví dụ về mục tiêu tài chính cho phòng khám nha khoa:

Mục tiêu ngắn hạn (1 - 3 năm):

• Tăng doanh thu phòng khám lên 20%

• Giảm chi phí vận hành phòng khám xuống 10%

• Đầu tư thêm 30% về các thiết bị y tế

Bằng cách thiết lập mục tiêu rõ ràng và theo dõi kết quả thực tế so với những mục tiêu đã đề ra, bạn có thể đánh giá hiệu quả vận hành và quản lý tài chính của phòng khám. 

1.1.2. Lập kế hoạch chi tiêu

1 - Xác định các khoản chi tiêu

Chi phí cố định:

• Tiền lương nhân viên

• Tiền thuê mặt bằng

• Tiền điện nước

• Tiền internet

• Tiền bảo hiểm

• Tiền thuế

• …

Chi phí biến đổi:

• Tiền mua sắm vật tư y tế

• Tiền sửa chữa thiết bị

• Tiền quảng cáo

• Tiền đào tạo nhân viên

• …

2 - Lập khoản dự trù chi phí

Một quỹ dự trữ khẩn cấp cơ bản bao gồm các chi phí vận hành trong 6 tháng của một phòng khám nha khoa. 

Ở giai đoạn đầu, bạn có thể xây dựng quỹ dự trữ này phù hợp với khả năng và chi phí thực tế của tháng trước hoặc quý trước.

Hãy xem quỹ dự trữ khẩn cấp như một biện pháp giảm thiểu những rủi ro tài chính bất ngờ như sự giảm số lượng bệnh nhân thăm khám, dịch bệnh hoặc cần thay thế gấp các thiết bị nha khoa bị hỏng nặng.

3 - Lập ngân sách

Bạn lập bảng ngân sách chi tiêu cho mỗi tháng, bao gồm các khoản chi phí cố định chi phí biến đổi và đảm bảo chi tiêu trong phạm vi ngân sách.

1.1.3. Theo dõi và kiểm soát chi tiêu

Việc theo dõi chi tiêu thực tế so với kế hoạch giúp bạn phát hiện và xử lý kịp thời các khoản chi vượt mức hoặc không hợp lý.

Một số hạng mục mà phòng khám có thể chủ động tiết kiệm được chi phí, chẳng hạn:

• Chi phí điện, nước

• Chi phí văn phòng phẩm

• Chi phí quảng cáo, Marketing

• Chi phí tuyển dụng nhân sự

• …

Đọc thêm: Các bước xây dựng ngân sách Marketing cho phòng khám nha khoa

1.1.4. Quản lý các khoản nợ

Khi bắt đầu vận hành phòng khám, nếu đối mặt với việc phải vay nợ, quản lý các khoản nợ một cách hiệu quả là việc rất quan trọng. 

Để đảm bảo tài chính không gặp khó khăn, bạn cần đặt mục tiêu và lập kế hoạch chi trả các khoản nợ đúng hạn, tránh những rủi ro có thể làm gia tăng gánh nặng tài chính từ các khoản vay lãi.

Đọc thêm: Tổng hợp các khoản chi phí khi mở phòng khám Nha khoa chi tiết 2024

1.2. Quản lý nhân sự nha khoa

Nhân sự là tài sản quý giá của phòng khám, vì vậy việc quản lý nhân sự tốt sẽ giúp phòng khám thu hút, giữ chân và phát huy tối đa năng lực của nhân viên, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả kinh doanh.

Bạn có thể tham khảo và ứng dụng quy trình quản lý nhân sự nha khoa như sau:

1.2.1. Tuyển dụng

Xác định nhu cầu nhân sự:

• Số lượng nhân viên: Xác định số lượng nhân viên cần thiết dựa trên quy mô phòng khám, số lượng bệnh nhân, loại hình dịch vụ,...

• Trình độ chuyên môn: Xác định trình độ chuyên môn cần thiết cho từng vị trí, ví dụ như bác sĩ, y tá, điều dưỡng, lễ tân,...

• Kinh nghiệm: Xác định kinh nghiệm cần thiết cho từng vị trí, ví dụ như bác sĩ cần có kinh nghiệm 2-3 năm, phụ tá cần có kinh nghiệm 1 năm,...

Đăng tin tuyển dụng:

• Đăng tin tuyển dụng trên các trang web: như VietnamWorks, CareerViet, TopCV,...

• Đăng tin tuyển dụng trên mạng xã hội: như Facebook, LinkedIn,...

• Giới thiệu trực tiếp: Giới thiệu việc tuyển dụng của phòng khám cho bạn bè, người thân, đồng nghiệp,...

Phỏng vấn và tuyển chọn ứng viên:

• Lựa chọn ứng viên phù hợp: Lựa chọn ứng viên có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng phù hợp với vị trí tuyển dụng

• Kiểm tra lý lịch: Kiểm tra lý lịch của ứng viên để đảm bảo ứng viên trung thực, uy tín

• Thử việc: Cho ứng viên thử việc để đánh giá năng lực thực tế của ứng viên

1.2.2. Đào tạo

Đào tạo nhân viên mới:

• Đào tạo về quy trình làm việc: Đào tạo cho nhân viên mới về quy trình làm việc của phòng khám, bao gồm quy trình tiếp nhận bệnh nhân, quy trình khám chữa bệnh, quy trình thanh toán,...

• Đào tạo về quy định của phòng khám: Đào tạo cho nhân viên mới về quy định của phòng khám, bao gồm quy định về trang phục, tác phong làm việc, giờ giấc làm việc,...

• Đào tạo về kỹ năng giao tiếp: Đào tạo cho nhân viên mới về kỹ năng giao tiếp với bệnh nhân, đồng nghiệp,...

Đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân sự hiện tại:

• Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ để cập nhật kiến thức mới cho nhân viên, bao gồm kiến thức về chuyên môn, công nghệ mới, quản lý,...

• Để nhân viên tham dự hội thảo, hội nghị: Cứ nhân viên đi tham dự hội thảo, hội nghị để học hỏi kinh nghiệm từ các chuyên gia trong ngành nha khoa

• Hỗ trợ nhân viên học lên cao: Hỗ trợ nhân viên học lên cao để nâng cao trình độ chuyên môn

1.3.3. Đánh giá

Theo dõi, đánh giá năng lực, hiệu quả công việc của nhân viên:

• Đánh giá định kỳ: Đánh giá năng lực, hiệu quả công việc của nhân viên định kỳ, ví dụ như mỗi tháng, mỗi quý hoặc mỗi năm

• Sử dụng các phương pháp đánh giá khách quan: như đánh giá 360 độ, đánh giá năng lực,...

• Cung cấp phản hồi cho nhân viên: Cung cấp phản hồi cho nhân viên về điểm mạnh, điểm yếu và những điều cần trau dồi

Một số lưu ý khi quản lý nhân sự phòng khám nha khoa

• Luôn tuân thủ luật lao động: Luôn tuân thủ luật lao động trong việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật nhân viên

• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện: Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện để thu hút và giữ chân nhân tài

• Lắng nghe ý kiến của nhân viên và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh: Lắng nghe ý kiến của nhân viên và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh để tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa quản lý và nhân sự

• Đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nhân viên: Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên để nâng cao năng lực của nhân viên, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả kinh doanh của phòng khám

1.3. Quản lý kho, vật tư nha khoa

Sau đây là quy trình cũng như kinh nghiệm quản lý kho, vật tư tại phòng khám nha khoa:

1 - Lập kế hoạch mua sắm vật tư

• Dự báo nhu cầu sử dụng vật tư dựa trên lịch hẹn khám chữa bệnh, số lượng bệnh nhân, loại hình dịch vụ

• Lập danh sách các vật tư cần mua sắm, bao gồm: tên vật tư, số lượng, đơn vị tính, giá cả,...

• Chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng vật tư và giá cả hợp lý

• Thương lượng giá cả và điều khoản thanh toán với nhà cung cấp

2 - Kiểm tra chất lượng vật tư

• Kiểm tra chất lượng vật tư trước khi đưa vào sử dụng, bao gồm: nguồn gốc, hạn sử dụng, bao bì, nhãn mác...

• Sử dụng các phương pháp kiểm tra chất lượng phù hợp với từng loại vật tư

• Lưu trữ hồ sơ kiểm tra chất lượng vật tư để truy xuất khi cần thiết 

3 - Bảo quản vật tư

• Bảo quản vật tư ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp và độ ẩm cao

• Sử dụng kệ, tủ để sắp xếp vật tư khoa học, dễ tìm kiếm và sử dụng

• Phân loại vật tư theo nhóm, loại, hạn sử dụng để dễ dàng quản lý

4 - Theo dõi và kiểm kê vật tư

• Sử dụng phần mềm nha khoa để quản lý kho, vật tư để theo dõi số lượng vật tư nhập vào, xuất ra và tồn kho

• Kiểm kê vật tư định kỳ (hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm) để cập nhật thông tin về số lượng vật tư và phát hiện kịp thời các sai sót

• Xử lý kịp thời các vật tư hư hỏng, hết hạn sử dụng

Tham khảo thêm: Những Lưu Ý Khi Quản Lý Kho Vật Tư Trong Phòng Khám

1.4. Chuẩn hóa quy trình khám chữa bệnh trong phòng khám nha 

Chuẩn hóa quy trình khám chữa bệnh trong phòng khám nha khoa là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự chuyên nghiệp và giảm thiểu sai sót trong quá trình điều trị. 

Dưới đây là các bước cụ thể mà bạn có thể thực hiện việc này:

- Bước 1: Soạn ra một bản quy trình riêng cho đội nhóm của mình bằng văn bản. Đối chiếu với quy trình chuẩn của Bộ Y Tế và điều chỉnh cho phù hợp với thực tế của phòng khám.

Cần phác thảo kịch bản hoạt động hàng ngày cho từng nhân sự. Ví dụ:

Tiếp nhận thông tin khách hàng -> Khám sơ bộ/xét nghiệm nếu cần -> Chẩn đoán -> Lên kế hoạch điều trị + Consent form -> Điều trị -> Lưu tiến trình điều trị -> Lên phiếu thu, cập nhật khuyến mãi và hình thức thanh toán (nếu có) -> In phiếu thu -> Lưu hồ sơ, đặt lịch hẹn tiếp theo

- Bước 2: Số hóa hồ sơ bệnh án, quy trình niềng răng, các ca bệnh phức tạp và tạo thành kho tài liệu số để các thế hệ nhân viên dễ dàng tìm kiếm và tra cứu.

Sử dụng phần mềm phù hợp để nhập liệu và trực quan hoá quy trình, đảm bảo rằng quy trình khám chữa bệnh tuân thủ đúng và giảm thiểu sai sót.

- Bước 3: Đào tạo nhân sự theo quy trình. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo nhân viên hiểu và tuân thủ quy trình làm việc. 

2. Cách quản lý khách hàng nha khoa

Bên cạnh đó, để tăng cường doanh thu cho cơ sở phòng khám, bạn cần chú trọng trong việc quản lý khách hàng.

2.1. Quản lý hồ sơ khách hàng

Hồ sơ khách hàng trong phòng khám nha khoa thường bao gồm các nội dung chính sau:

• Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email,...

• Bệnh án: Tiền sử bệnh tật, dị ứng thuốc, phẫu thuật,...

• Tình trạng răng miệng: Khám lâm sàng, chụp X-quang, chẩn đoán,...

• Kế hoạch điều trị: Các phương án điều trị, thời gian điều trị, chi phí điều trị,...

• Lịch hẹn tái khám: Ngày giờ tái khám, mục đích tái khám,...

Hồ sơ khách hàng có thể được quản lý theo 2 cách:

• Quản lý thủ công: Sử dụng sổ sách, hồ sơ giấy để lưu trữ thông tin khách hàng. Cách thức này tốn nhiều thời gian, công sức và dễ bị thất lạc hồ sơ.

• Quản lý bằng phần mềm: Sử dụng phần mềm quản lý phòng khám nha khoa để lưu trữ và quản lý hồ sơ khách hàng. Cách thức này nhanh chóng, hiệu quả và an toàn.

Lưu ý: cần đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin khách hàng

Tham khảo thêm:

Mẫu quản lý thông tin khách hàng năm 2024

Cách xây dựng quy trình quản lý thông tin khách hàng hiệu quả

2.2. Quản lý lịch hẹn khách hàng

Để quản lý lịch hẹn khách hàng hiệu quả, bạn có thể sử dụng Google Calendar hoặc phần mềm quản lý lịch hẹn nha khoa

Tham khảo chi tiết tại Làm Thế Nào Để Quản Lý Lịch Hẹn Phòng Khám Nha Khoa Hiệu Quả?

2.3. Quản lý chăm sóc khách hàng

Việc quản lý chăm sóc khách hàng giúp phòng khám nha khoa giữ chân được lượng lớn khách hàng trung thành, tối ưu chi phí thu hút khách hàng mới, nâng cao hình ảnh thương hiệu và tăng doanh thu cho cơ sở.

Để quản trị chăm sóc khách hàng hiệu quả, bạn cần chú ý những vấn đề sau:

• Quản lý triệt để thái độ của nhân viên đối với khách hàng, yêu cầu nhân viên phải có thái độ lịch sự, tôn trọng, cởi mở với khách hàng

• Thường xuyên tương tác với khách hàng thông qua các kênh như SMS, Email, Zalo ZNS,...

• Thực hiện các chương trình khuyến mãi, voucher giảm giá

• Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản trị chăm sóc khách hàng nha khoa như VTTech Dental

3. Sử dụng phần mềm quản lý phòng khám nha khoa

Để tối ưu quy trình quản lý và vận hành cho cơ sở, bạn nên lựa chọn sử dụng phần mềm phòng khám nha khoa với nhiều tính năng chuyên sâu, giúp thuận tiện, tiết kiệm thời gian, công sức trong việc quản lý.

VTTech Dental là một trong những phần mềm nha khoa hàng đầu, đáp ứng các yêu cầu quản lý chuyên sâu của các phòng khám nha khoa. 

Với hơn 5 năm kinh nghiệm và sự phát triển liên tục, VTTech Solution đã xây dựng một hệ thống phần mềm mạnh mẽ và đáng tin cậy để hỗ trợ các hoạt động quản lý trong phòng khám.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nha khoa VTTech Dental:

• Tạo, quản lý lịch hẹn, lịch tái khám thông minh, thông báo lịch hẹn kế tiếp, tránh trùng lịch, quá tải,...

• Điều phối khách hàng đến các bộ phận/phòng ban theo thời gian thực, giảm thời gian chờ của khách, tăng hiệu suất làm việc

• Nâng cao hiệu quả điều trị với bệnh án điện tử, kế hoạch điều trị, chẩn đoán trực quan bằng Teeth Chart 

• Tính hoa hồng Bác sĩ theo % quá trình điều trị minh bạch, chính xác

• Tự động nhắc hẹn, chăm sóc khách hàng sau điều trị qua SMS, Email,...tiết kiệm thời gian

• Tối thiểu thất thoát hàng hóa, giám sát hàng tồn kho với tính năng kiểm kho, xuất tự động vật liệu tiêu hao, cảnh báo hàng sắp hết

• Quản lý, đánh giá hiệu quả đội ngũ Telesales - MKT dễ dàng

• Cập nhật tình hình kinh doanh qua 100+ loại báo cáo cần thiết

Xem thêm 99+ tính năng khác tại Tính năng phần mềm nha khoa

Đội ngũ kỹ thuật và CSKH tại VTTech Solution sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm, cung cấp hướng dẫn, đào tạo để đảm bảo rằng phòng khám nha khoa có thể tận dụng tối đa các tính năng và lợi ích đến từ phần mềm.

Đồng thời, VTTech có cung cấp bản dùng thử miễn phí phần mềm nha khoa giúp khách hàng có thể trải nghiệm và đánh giá tính năng của phần mềm quản lý nha khoa trước khi quyết định lựa chọn. 

Dùng Thử Miễn Phí

Trên đây là các cách quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả mà bạn có thể tham khảo và áp dụng.

Nếu có bất cứ thắc mắc nào khác hoặc muốn tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản lý nha khoa VTTech Dental, vui lòng liên hệ một trong những kênh thông tin dưới đây:

• Hotlines: 088 693 1988

• Zalo VTTech Solution

• VTTech Solution

• Fanpage VTTech Solution

• Fanpage VTTech Dental - Phần mềm quản lý Nha Khoa

• Youtube VTTech Solution